EDV-Umstellung im Versorgungswerk

In der Geschäftsstelle des Versorgungswerkes der Architektenkammer Sachsen wird seit Mitte 2017 an der Einführung einer neuen Verwaltungssoftware gearbeitet. Neben dem Wechsel des Verwaltungsprogramms ist auch die Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware und der Tausch der Hardware vorgesehen.

Die IT-Umstellung wird in mehreren Etappen vollzogen. Bereits im September erfolgte der Start der neuen Buchhaltungssoftware. Der erste Teil der neuen Verwaltungssoftware wird in der Woche vom 05.11. bis 09.11.2018 eingeführt. Davor sind umfangreiche Datenmigrations- und Schulungsaktivitäten erforderlich. Der zweite Teil wird 2019 zum Einsatz gebracht. Für den Austausch der Server und der Arbeitsplatztechnik steht noch kein konkreter Termin fest.

Mit der EDV-Umstellung ist eine starke Belastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbunden und es kann – speziell zu den Umstellungsterminen – zu Beeinträchtigungen bei der Sachbearbeitung und bei der Erreichbarkeit der Geschäftsstelle kommen. Für dadurch entstehende Unannehmlichkeiten möchten wir daher um Verständnis bei allen Teilnehmern bitten. Selbstverständlich wird alles dafür getan, die gewohnte Qualität der Bearbeitung aller Versichertenangelegenheiten gewährleisten bzw. schnellstmöglich das geschätzte hohe Niveau wieder erreichen zu können.

Leider ist es unvermeidbar, dass es mit der Einführung der neuen Software zu folgenden Änderungen der Prozesse und der Ihnen bekannten Kommunikation kommt:

• Der Einzug der Lastschriften für Beiträge wird vereinheitlicht und zukünftig, beginnend mit dem Novemberbeitrag, bis zum 10. Bankarbeitstag des Folgemonats erfolgen.
• Die gewöhnlich im März eines Jahres versandte Anwartschaftsbescheinigung zum 31.12. des Vorjahres kann 2019 leider erst später erstellt und zugestellt werden. Eine Bescheinigung zu den gezahlten Beiträgen in 2018 für Ihre Steuererklärung erhalten Sie aber bereits zu Jahresbeginn 2019.
• Die bisher im November versandten Beitragsbescheide erhalten Sie zukünftig zusammen mit den Rückmeldungsformularen im Januar. Für selbständige Teilnehmer erfolgt für das neue Kalenderjahr – wie bisher – die Veranlagung zum Regelpflichtbeitrag. Innerhalb einer angemessenen Frist ist allerdings die Fortsetzung der Beitragsmodalität aus dem Vorjahr vorgesehen. Das heißt, dass bestehende Beitragsbefreiungen oder einkommensbezogene Beitragszahlungen am Jahresanfang zunächst beibehalten werden. Erst mit Eingang einer Änderungsmitteilung (z. B. mittels Rückmeldungsformular) erfolgt eine Änderung des Beitrags. Erhält das Versorgungswerk innerhalb der Frist keine Rückmeldung, so gilt die Veranlagung mit dem Regelpflichtbeitrag!
• Im Rückmeldungsformular zur Änderungsmitteilung bezüglich des Beitrages von Selbständigen ist nicht mehr die Angabe des künftigen Beitrages, sondern die Angabe des künftigen Jahresberufs¬einkommens vorgesehen. Der Beitrag wird daraus dann satzungsgemäß ermittelt.
• Zukünftig werden Mahngebühren und Säumniszuschläge im Fall rückständiger Beiträge ausnahmslos maschinell gemäß der Satzung geltend gemacht und durchgesetzt.
• Mit der Umstellung auf neue Systeme möchten wir auch eine Modernisierung der Verwaltung und eine Steigerung der Effizienz im Interesse aller Teilnehmer erreichen. Es werden daher verstärkt elektronisch erstellte Schreiben versandt werden. Deren Form und teilweise auch Inhalt unterscheidet sich von den Ihnen seit Jahren vertrauten Dokumenten. Wir bitten Sie, sich in Ihrem eigenen Interesse intensiv mit dem Inhalt der Schreiben vertraut zu machen.

Natürlich stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Geschäftsstelle für Ihre Fragen gern zur Verfügung.

Olaf Wallat, Geschäftsführer

Website des Versorgungswerks: http://www.vwaks.de/