Haushalts- und Kassenordnung 2004

Mit Bescheid vom 21.06.2004 wurde von Seiten des Thüringer Innenministerium, der Aufsichtsbehörde, die Haushalts- und Kassenordnung der Architektenkammer Thüringen für das Jahr 2004 genehmigt.

Die Vertreterversammlung der AKT beschließt am 26.03.2004 gemäß §27 ThürArchG vom 13. Juni 1997 die nachfolgende Haushalts- und Kassenordnung der AKT.

§1 Grundsätze
(1) Für das Finanzwesen gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie einer geordneten Haushalts- und Rechnungsführung.

(2) Für jedes Haushaltsjahr ist ein Haushaltsplan aufzustellen und durch die Vertreterversammlung zu beschließen.

(3) Haushaltsjahr (Rechnungsjahr) ist das Kalenderjahr.
Nach Ablauf des Rechnungsjahres ist eine Jahreshaushaltsrechnung zu erstellen und von Rechnungsprüfern zu prüfen.

§2 Haushaltsausschuss der AKT
(1) Auf Vorschlag des Vorstandes wählt die Vertreterversammlung zur Kontrolle und Prüfung der Haushalts- und Rechnungsführung der AKT einen Haushaltsausschuss.

Der Haushaltsausschuss setzt sich aus 3 Mitgliedern zusammen.
Der Vorstand wählt aus seinen Reihen einen Verantwortlichen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen. Dieses ist gleichzeitig Mitglied des Haushaltsausschusses. Die anderen beiden Mitglieder sollten der Vertreterversammlung der AKT angehören. Der Vorstand kann der Vertreterversammlung auch ein Kammermitglied, das nicht Mitglied der Vertreterversammlung ist, zur Wahl in den Haushaltsausschuss vorschlagen.

(2) Aufgaben des Haushaltsausschusses:
- Begleitung der Haushaltsplanung und Abgabe einer Beschlussempfehlung für den Vorstand,
- Vierteljährliche Zwischenkontrolle der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Haushaltsmittel und der Einhaltung des Haushaltsplanes durch Vergleich der Plan- mit den jeweiligen Ist-Zahlen für den Vorstand,
- Prüfung des Haushaltsabschlusses für das Kalenderjahr hinsichtlich der zweckmäßigen und effektiven Verwendung der Haushaltsmittel und Erstellung eines Prüfberichtes,
- Prüfung, Beratung und Empfehlung an den Vorstand vor dem Abschluss vermögensrechtlicher
- Verpflichtungen, die über der Bagatellgrenze liegen,
- Überwachung der Ausschreibungen und Empfehlung über den Zuschlag an den Vorstand.
- Prüfung der Beitragsrückerstattungsanträge im 1.Quartal jeden Jahres und Abgabe einer Beschlussempfehlung für den Vorstand

§3 Haushaltsplan
(1) Der/ Die Geschäftsführer/-in und der/ die Referent/-in Finanzen erstellen im Auftrag des Vorstandes rechtzeitig vor Ablauf des Kalenderjahres den Haushaltsplanentwurf und legen ihn dem Vorstand und dem Haushaltsausschuss zur Prüfung und der Vertreterversammlung zur Beschlussfassung vor.

(2) Der Entwurf des Haushaltsplanes umfasst:
- eine Gegenüberstellung der zu erwartenden Einnahmen und die voraussichtlich zu leistenden Ausgaben der Kammer mit den entsprechenden Plan-Zahlen des laufenden Haushaltsjahres und den Ist-Zahlen des Vorjahres,
- die voraussichtlich benötigten Verpflichtungsermächtigungen
- einen Kontenplan
- eine Vermögensübersicht (Kassen- und Bankbestand, Rücklagen,
sowie Inventarverzeichnis der Geschäftsstelle mit Anschaffungs- und Zeitwert),
- einen Stellenplan
Die Einnahmen sind nach dem Entstehungsgrund, die Ausgaben nach Zwecken getrennt (entsprechend Kontenplan der AKT) zu veranschlagen und zu erläutern.

(3) Der von der Vertreterversammlung beschlossene Haushaltsplan mit Anlagen ist an zehn Arbeitstagen für die Kammerangehörigen in der Geschäftsstelle der AKT auszulegen.
Die Auslegung ist im Deutschen Architektenblatt / Ost bekannt zu geben.

§4 Haushalts- und Rechnungsführung
(1) Einnahmen und Ausgaben sind für das Haushaltsjahr in dem sie eingehen bzw. geleistet werden zu buchen. Über alle Zahlungen ist nach der Zeitfolge und nach den im Haushaltsplan vorgesehenen Konten Buch zu führen.
Die Buchführung wird von der Geschäftsstelle der AKT durchgeführt. Sie kann sich der Mithilfe eines Steuerberaters bedienen.

(2) Alle Buchungen sind zu belegen.

(3) Einnahmen (u.a. Kammerbeitäge der Mitglieder) sind rechtzeitig und vollständig zu erheben

(4) Ausgaben dürfen nur soweit und nicht eher geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind.

(5) Lieferungen und Leistungen, die über die Bagatellgrenze gemäß §5 der Geschäftsordnung liegen, sind auszuschreiben.

(6) Ausgaben können für gegenseitig deckungsfähig erklärt werden, wenn ein verwaltungsmäßiger oder sachlicher Zusammenhang besteht.

(7) Ausgabetitel sind untereinander deckungsfähig, wenn die Verwendung von Ausgabemitteln eines Titels zur Deckung von Ausgaben eines anderen Titels durch den Vorstand beschlossen wird.

(8) Vermögensrechtliche Verpflichtungen, die nicht von lediglich untergeordneter Bedeutung sind, müssen schriftlich abgefasst und vom Präsidenten oder i.V. einem Vizepräsidenten und dem Geschäftsführer unterzeichnet werden.

(9) Über Vermögen und Schulden ist Buch zu führen. Die Aufzeichnungen können mit der Buch-führung über Einnahmen und Ausgaben verbunden werden.

(10) Zeit- und Sachbücher über Haushaltseinnahmen und –ausgaben können 10 Jahre nach der Erteilung der Entlastung vernichtet werden. Für die zu Rechnungen gehörigen Belege gilt eine Aufbewahrungsfrist von ebenfalls 10 Jahren.

Jahreshaushaltsrechnungen (Gesamtrechnung mit Anlagen) sind für die Dauer von 30 Jahren aufzubewahren.
Dauernd aufzubewahren sind Schriftstücke und Verträge, soweit sie das Vermögen der Architektenkammer betreffen.

§5 Tageskasse
(1) Bei der Geschäftsstelle wird eine Tageskasse mit Kassenbuch geführt.
Der Barbestand soll 1.000,00 EUR nicht übersteigen.

(2) Für die Verwaltung der Tageskasse trägt das Referat Finanzen die Verantwortung.

(3) Das Kassenbuch ist monatlich abzurechnen und zu verbuchen

(4) Über jede Einzahlung ist eine Quittung zu erstellen. Ausgaben sind mit Quittungen zu belegen.

(5) Der/ die Geschäftsführer/-in hat stichprobenartig eine Prüfung der Tageskasse vorzunehmen.
Über die Prüfung ist ein Vermerk zu fertigen.

§6 Unterschriftsberechtigung
(1) Unterschriftsberechtigt sind für sämtliche Konten, gemäß den bei den Banken hinterlegten Unterschriftsblättern, der Präsident, die Vizepräsidenten/-innen und der/die Geschäftsführer/-in sowie sein/seine Stellvertreter/-in.

(2) Es gelten die Regelungen der Geschäftsordnung.

§7 Zwischenberichte
(1) Dem Haushaltsausschuss und dem Vorstand ist quartalsweise ein Zwischenbericht vorzu-legen, in dem die einzelnen Ist-Zahlen den Haushaltsplanansätzen gegenüberzustellen sind.

(2) Der Zwischenbericht ist vom/von der Referent/-in Finanzen der Geschäftsstelle zu erstellen, vom/von der Geschäftsführer/-in gegen zu zeichnen und vom Haushaltsauschuss zu prüfen.

§8 Haushaltsabschluss
(1) Die Haushaltsbücher sind jährlich abzuschließen. Dabei gilt als spätester Zeitpunkt der Ablauf des zweiten Monats des neuen Rechnungsjahres.

(2) Nach Abschluss der Bücher für das Haushaltsjahr ist über die Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben Rechnung zu legen (Jahreshaushaltsrechnung). Der Jahreshaushaltsrechnung ist eine textliche Erläuterung und eine Gegenüberstellung mit den entsprechenden Positionen des Haushaltsplanes und mit den Ist-Zahlen des Vorjahres beizufügen.

(3) Weist der Jahresabschluss einen Fehlbetrag aus, so ist der Vertreterversammlung ein Nachtrag zum Haushaltsplan zur Genehmigung vorzulegen. Der Nachtrag kann durch die erfolgte Abnahme der Jahreshaushaltsrechnung ersetzt werden.

§9 Prüfung der Jahreshaushaltsrechnung
(1) Die Jahreshaushaltsrechnung der Kammer wird vom Haushaltsausschuss und von den durch die Vertreterversammlung gewählten und durch die Rechtsaufsichtsbehörde bestätigten Rechnungsprüfern geprüft.
Die Rechnungsprüfer sollten der Vertreterversammlung angehören, aber zur Wahrung der Transparenz und Unabhängigkeit der Prüfung der Vermögensverwaltung nicht ständige Mitglieder des Haushaltsaus-schusses sein.
Die Prüfung wird für jedes Jahr gesondert durchgeführt.

(2) Die Prüfung erstreckt sich auf die Einhaltung der für die Haushaltsführung geltenden Vorschriften und Grundsätze, insbesondere darauf, ob

1. der Haushaltsplan eingehalten worden ist,
2. der Haushalt wirtschaftlich und sparsam geführt wurde,
3. die Einnahmen und Ausgaben sachlich und rechnerisch begründet und belegt sind,
4.vorhandenes Vermögen zweckmäßig verwaltet worden ist,

(3) Die Jahreshaushaltsrechnung wird außerdem von dem durch die Architektenkammer beauftragten unabhängigen Steuerberater- und/oder Wirtschaftprüferbüro auf die ordnungsgemäße Haushalts- Kassen- und Buchführung überprüft.

Durch das Steuerberaterbüro wird insbesondere geprüft, ob:

1. die Einnahmen und Ausgaben sachlich und rechnerisch richtig gebucht und belegt sind,
2. die Haushaltsrechnung und der Vermögensnachweis ordnungsgemäß aufgestellt wurde,
3.die Kassen- und Buchführung ordnungsgemäß und zweckentsprechend erfolgte.

(4) Dem Haushaltsausschuss, den Rechnungsprüfern und dem Steuerberater-büro sind alle Unterlagen vorzulegen und Auskünfte zu erteilen, die von ihnen zur Erfüllung der Aufgabe für erforderlich gehalten werden.

§10 Abnahme der Jahreshaushaltsrechnung und Entlastung
(1) Die Abschlussrechnung des Haushaltsjahres und die schriftlichen Prüfungsberichte des Haushaltsausschusses, der Rechnungsprüfer und des Steuerberaterbüros sind der Vertreterversammlung durch den Vorstand vorzulegen.

(2) Der Haushaltsausschuss und die Rechnungsprüfer berichten der Vertreterversammlung über das Ergebnis ihrer durchgeführten Prüfung und geben eine Beschlussempfehlung ab.
Die Rechnungsprüfer haben den Bericht des Steuerberaterbüros bei ihrer Berichterstattung zu berücksichtigen.

(3) Die Vertreterversammlung beschließt nach Kenntnisnahme und Prüfung der Abschluss-rechnung des Haushaltsjahres und der Prüfberichte und Beschlussempfehlungen über die Abnahme der Jahreshaushaltsrechnung, die Entlastung des Vorstandes für die Haushaltsführung und die Entlastung der Rechnungsprüfer.

§11 Mitteilung an die Aufsichtsbehörde
Der Vorstand hat der Aufsichtsbehörde die Jahreshaushaltsrechnung, eine Niederschrift über die Beschlussfassung der Vertreterversammlung zur Prüfung und Abnahme der Jahreshaushaltsrechnung, die Prüfungs-berichte des Haushaltsausschusses und der Rechnungsprüfer, den Bericht des Steuerberaterbüros sowie eine Stellungnahme zu den Prüfungsberichten umgehend zuzuleiten.

§12 In Kraft treten
Die Haushalts- und Kassenordnung tritt nach Prüfung und Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde am Tage nach der Bekanntmachung des Wortlautes im Deutschen Architektenblatt in Kraft.
Gleichzeitig verliert die Haushalts- und Kassenordnung der AKT vom 30.01.2003 ihre Gültigkeit.

gez. Dipl.-Ing. Architekt Hartmut Strube
Präsident